《今朝AI每日一课》第024期

管理人员如何使用GPT

不要让AI替你“评价人”，先让它帮你把事实、问题和下一步管理动作整理清楚

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一、今日学习目标

通过本期学习，管理人员能够：

1. 理解GPT不是自动管理者，也不是自动考核工具，更不能替管理人员作出人员评价和最终管理决策。

2. 面对一项具体管理工作时，能够先说清楚：

• 当前要检查什么工作；
• 已经掌握哪些真实信息；
• 哪些情况还不清楚；
• 希望GPT帮助形成什么可以核实的管理准备成果。

3. 能够让GPT把一段零散的团队、项目或协作记录整理成：

• 已确认事实；
• 当前信息缺口；
• 下一步需要核实的问题；
• 可考虑的管理动作；
• 需要相关岗位或负责人确认的事项；
• 当前不能直接形成的人员评价或管理结论。

4. 学会检查GPT有没有擅自：

• 判断某位员工“做得不好”；
• 认定责任；
• 给出绩效结论；
• 安排未经确认的人员和资源；
• 判断项目优先级；
• 作出经营或客户承诺。

5. 理解管理人员最终仍要负责：

• 核实事实；
• 与员工和协作岗位沟通；
• 理解真实原因；
• 判断优先级；
• 决定管理动作；
• 承担最终管理责任。

本期核心能力：

管理人员使用GPT，不是让AI替自己评价人和做决定，而是先让AI帮助把事实、信息缺口、待沟通问题和可考虑的管理动作整理清楚。

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二、一个AI知识点

1. 管理人员最容易误用GPT的地方：信息不完整，却让AI直接“下结论”

假设一名管理人员看到一段项目记录：

某项工作连续一段时间没有明显进展。

如果直接问GPT：

帮我判断是谁的问题，下一步应该怎么管理。

GPT很容易给出：

• 员工执行力不足；
• 责任心不强；
• 管理不到位；
• 协作效率低；
• 应该加强考核和监督。

这些话听起来像管理判断。

但问题是：

GPT可能只看到了很少的信息。

它不知道：

• 是否存在系统外沟通；
• 是否有客户或外部条件变化；
• 是否有前置事项未完成；
• 是否存在跨部门等待；
• 员工是否已经反馈过困难；
• 原来的工作要求是否明确。

所以：

管理信息不完整时，AI越快给出“谁的问题”，风险反而越大。

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2. 管理人员更适合先让GPT帮助“准备管理动作”

GPT真正适合做的是：

把零散的信息先整理清楚。

例如：

资料里确实能确认什么。

还缺什么，导致现在不能判断。

下一次跟员工或协作岗位沟通时应该问什么。

根据现有信息，可以考虑哪些动作，但暂时还没有决定。

哪些事项涉及其他岗位、资源或负责人决策。

这样GPT不是：

替管理者作判断。

而是：

帮助管理者把下一次检查和沟通准备得更完整。

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3. “工作没有进展”不等于“员工没有工作”

例如原记录只显示：

系统中两周没有新的项目进展记录。

这可以写成：

已确认事实：系统中两周没有新增项目进展记录。

但不能直接写成：

员工两周没有跟进项目。

因为还需要确认：

• 是否存在电话、微信、现场等其他沟通；
• 是否存在系统外工作；
• 客户是否发生变化；
• 是否有其他等待条件。

所以更合适的表达是：

下一步需要核实实际跟进情况，以及没有新增记录的原因。

管理人员使用AI时，必须把：

记录里没有

和

实际没有发生

区分开。

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4. GPT可以提出“管理动作”，但这些只是备选项

例如，GPT可能建议：

• 补充项目记录；
• 明确下一步节点；
• 安排一次沟通；
• 检查跨部门依赖；
• 调整工作安排。

这些可以作为管理人员的参考。

但不能因为AI建议了：

“重新分配人员”

就自动执行。

尤其涉及：

• 员工评价；
• 工作优先级；
• 人员调整；
• 资源投入；
• 奖惩；
• 客户承诺；
• 重要经营事项；

必须由有权限的人结合真实情况决定。

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5. 好的管理AI成果，不是“替你下结论”，而是让下一次管理沟通更有准备

管理人员拿到GPT输出以后，可以问：

• 我现在真正确定了什么？
• 哪些地方仍然不清楚？
• 下一次最应该问员工什么？
• 哪些问题要找其他岗位核实？
• 哪些管理动作目前只是备选？
• 哪些事情必须由我或负责人判断？

如果这些问题变清楚了，

GPT已经发挥了管理辅助价值。

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三、一个今朝工作案例

假设教学场景：管理人员准备一次项目推进沟通

以下为假设教学场景，不对应今朝任何真实员工、团队、客户、项目、经营数据或管理结论。

假设一名管理人员收到一段简短的项目推进记录：

• 项目近期没有新的明确进展；
• 最近一次记录显示仍有部分信息需要进一步确认；
• 项目涉及内部协作；
• 当前记录中没有新的客户反馈；
• 尚不清楚是否存在系统外沟通；
• 尚不能判断项目停滞的真正原因。

管理人员准备与相关员工进行一次工作跟进沟通。

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第一种方式：直接让GPT评价

管理人员输入：

这个项目一直没进展，你帮我判断是谁的问题，下一步应该怎么管。

GPT可能回答：

• 销售跟进不够积极；
• 员工执行力不足；
• 应加强过程监督；
• 应明确绩效要求；
• 必要时调整负责人。

问题在于：

目前资料并不足以支持这些结论。

AI已经从：

“项目记录没有新进展”

跳到了：

“员工工作有问题”。

这是管理中不能接受的跳跃。

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第二种方式：先让GPT帮助准备管理检查

可以这样输入：

我是一名管理人员。

以下是一段本人有权处理、经过必要脱敏的项目工作记录。

我现在的任务不是评价员工，而是为一次项目推进沟通做准备。

请只根据我提供的资料，帮我整理一份“管理跟进准备清单”。

请包括：

1. 已确认的工作事实；
2. 当前缺失的信息；
3. 下一步需要向相关员工或协作岗位确认的问题；
4. 根据现有信息可以考虑、但尚未决定的管理动作；
5. 需要其他岗位或负责人进一步确认的事项；
6. 当前不能直接形成的员工评价、绩效结论、资源决定或经营判断。

不要认定人员责任。
不要把没有记录写成没有工作。
没有依据的内容请标记“待确认”。

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GPT可以帮助整理成什么？

• 当前项目记录中近期没有新的明确进展；
• 最近一次记录显示仍有信息需要确认；
• 项目涉及内部协作；
• 当前记录中没有新的客户反馈。

• 是否存在未记录的客户沟通；
• 当前具体卡在哪个环节；
• 需要确认的信息由谁提供；
• 内部协作是否存在等待；
• 下一步预计何时能够推进。

• 最近实际做过哪些跟进；
• 当前最大阻碍是什么；
• 哪项信息还未取得；
• 是否需要其他岗位协助；
• 下一步最现实的动作是什么。

• 补齐项目进展信息；
• 明确下一步检查节点；
• 对跨岗位待办进一步确认；
• 根据真实情况决定是否需要调整推进方式。

这些都只是：

可考虑。

不是已经决定。

• 不能认定某位员工没有认真工作；
• 不能形成绩效判断；
• 不能直接决定人员调整；
• 不能判断项目一定存在重大风险；
• 不能根据现有记录形成经营结论。

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管理人员拿到结果以后做什么？

真正的管理工作从这里开始。

管理人员还要：

1. 回原始记录核对事实；
2. 与员工进行真实沟通；
3. 听取相关协作岗位的信息；
4. 弄清问题到底来自哪里；
5. 判断哪些事情需要管理介入；
6. 决定真实的下一步管理动作。

正确的工作链路是：

原始信息 → AI整理 → 管理人员核实 → 沟通 → 判断 → 管理行动

而不是：

原始信息 → AI评价员工 → 管理者直接执行。

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四、今日实践任务

5—10分钟：让GPT帮你准备一次管理跟进沟通

选择一段本人有权处理、内容不敏感、经过必要脱敏的简短工作记录。

例如：

• 一个项目进展说明；
• 一段跨部门协作记录；
• 一项工作跟进信息；
• 一段例会前的工作情况。

如果暂时没有合适资料，可以使用本课假设案例。

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第一步：明确任务

例如：

我要准备一次项目推进沟通。

不要直接问：

帮我判断这个员工做得怎么样。

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第二步：用下面这段简单指令

可以直接复制，然后把其中的工作资料替换成自己的真实、合规信息：

我是一名管理人员，现在要为一次工作跟进沟通做准备。

以下是本人有权处理、经过必要脱敏的工作记录：

【把自己的简短工作记录放在这里】

请只根据这些资料帮我整理：

1. 已确认事实；
2. 当前缺失的信息；
3. 下一步需要向员工或协作岗位确认的问题；
4. 可以考虑但尚未决定的管理动作；
5. 需要相关岗位或负责人进一步确认的事项；
6. 当前不能直接形成的人员评价、绩效结论、资源决定或经营判断。

不要认定人员责任。
不要把没有记录等同于没有工作。
没有依据的内容请标记“待确认”。

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第三步：核对一条“已确认事实”

回到原始资料。

检查GPT写的一条事实：

原资料中真的有吗？

如果没有：

不能保留为已确认事实。

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第四步：检查一个管理动作

从GPT建议中选择一项。

问自己：

这个动作现在可以决定吗？

还是必须先：

• 和员工沟通；
• 找协作岗位确认；
• 补数据或资料；
• 请负责人判断。

今天练习的验收标准不是：

AI替你做了一个管理判断。

而是：

你是不是更清楚下一次该问什么、还缺什么、哪些动作目前只能作为备选。

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五、今朝智能体连接

今天学习的是管理岗位一个基础的AI协作方法：

用真实工作信息整理“事实—缺口—问题—备选管理动作”。

如果管理人员逐步把经过验证的：

• 工作检查方法；
• 项目跟进方法；
• 沟通准备方法；
• 协作检查标准；

沉淀下来，

未来在授权范围内，可能进一步与：

• 企业知识；
• 岗位职责；
• 工作标准；
• 合规项目记录；
• 经确认的经营信息；
• 业务流程；

结合，逐步成为今朝管理岗位智能体的辅助能力。

未来管理岗位智能体可能帮助：

• 整理工作进度；
• 发现信息缺口；
• 准备管理沟通重点；
• 提醒协作事项；
• 形成管理检查初稿。

但是即使未来使用管理岗位智能体：

• 员工真实情况仍由管理人员核实；
• 员工沟通仍由管理人员完成；
• 绩效判断不能交给AI；
• 人员和资源安排不能由AI自动决定；
• 经营判断和客户承诺仍由有权限的人决定；
• 最终管理结果仍由管理者负责。

原则不变：

AI帮助整理和提示，管理人员负责核实、沟通、判断和决策。

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六、今日思考

管理工作中，最危险的一种情况是：

信息还没搞清楚，就已经形成了对人的判断。

GPT可以帮助管理人员更快整理信息，

但它同样可能因为资料不足而快速给出一个“听起来合理”的解释。

所以请想一想：

我今天的一项管理工作中，哪一次沟通或检查最适合先让GPT帮我整理“已经知道什么、还不知道什么、下一步应该问什么”？

这往往比让AI直接告诉你：

“谁做得不好”

更有价值。

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