今朝AI每日一课｜第058期

AI如何帮助流程优化

副标题：一项工作为什么要重复做两遍？让AI帮你看清流程、找到一个改进点，先验证，再决定是否改变。

一、今日学习目标

第057期《AI如何帮助经营检查》，我们学习了：

按照已经明确的检查要求，让AI逐项核对资料，发现差异与缺项，形成供员工复核的检查提要。

今天，我们再向前一步。

当一项工作已经有了明确的步骤，但做起来仍然比较繁琐时，AI能不能帮助我们找到改进的办法？

假设一名员工需要为一次内部例行讨论准备两份材料。

第一份是《讨论信息页》。

第二份是《交接说明》。

两份材料都需要填写相同的三项信息：

• 讨论主题；
• 资料对应的时间范围；
• 当前资料版本。

员工先在第一份材料中填写一遍，再到第二份材料中重新填写一遍。

最后，还要逐项检查有没有写错。

这时，我们可以问：

有没有必要人工重复填写两次？

但还不能马上决定：

以后只保留一份材料。

因为我们尚不知道两份材料是否有不同的留存和使用要求。

也不能直接决定：

以后让AI自动填写并发送。

因为这可能改变现有的审核和交接方式。

更合适的做法是：

先让AI把现有流程看清楚，发现一个值得改进的地方，再提出小范围、可验证的建议。

今天学完，你应该能够

1. 选定一项范围明确的日常工作，说明它从开始到交付的主要步骤。
2. 让AI整理每一步的输入、输出、交接与人工检查。
3. 根据工作记录发现一个有依据的重复劳动或衔接问题。
4. 区分已经记录的流程事实与仍需核实的原因推测。
5. 让AI只提出一个小范围、低风险的改进选项。
6. 检查该建议的适用前提、可能风险和验证方法。
7. 由员工及有权限人员判断是否值得试行，而不是让AI直接改变正式流程。

本期核心能力：

先看清流程，再找到一个有依据的改进点；让AI提出可验证的最小改进建议，由人核实、试行和决定是否采用。

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二、一个AI知识点

1. 什么是流程优化？

先看一项简单工作。

收到资料要求
↓
查找相关信息
↓
填写准备材料
↓
再填写交接材料
↓
核对并提交人工审核

这是完成工作的一组步骤。

流程优化不是简单地说：

让每一步都更快。

而是进一步思考：

• 有没有不必要的重复动作？
• 有没有信息需要反复寻找？
• 哪一步容易出现错误或遗漏？
• 哪一步存在等待或返工？
• 有没有办法在保留必要检查的情况下，让工作更顺畅？

但我们不能仅凭感觉就删掉某个步骤。

有些看起来重复的动作，可能是业务要求或风险控制的一部分。

因此，流程优化首先要弄清楚：

这个步骤为什么存在？能否改变？改变后会不会产生新的风险？

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2. AI应该先理解现有流程，而不是直接设计新流程

假设员工告诉ChatGPT：

请帮我优化一下资料准备流程。

如果没有提供具体步骤，AI可能给出：

建立自动化平台，实现资料自动获取、自动审核、自动发送。

这看起来很先进。

但它可能完全脱离实际工作。

因为AI不知道：

• 现在究竟有哪些步骤；
• 哪些步骤已经有明确要求；
• 哪些信息需要人工核对；
• 哪些系统可以使用；
• 哪些操作需要审批；
• 哪些内容不能自动发送。

因此，本期要求：

先提供实际已知的步骤，让AI整理现状，然后才讨论改进。

例如：

第一步收到要求。

第二步核对原始资料。

第三步填写讨论信息页。

第四步再次填写交接说明。

第五步由员工检查并提交人工审核。

只有弄清这些步骤，才有可能进一步分析：

第三步和第四步是不是存在可以减少的重复填写？

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3. 发现重复动作，不等于可以立即取消

假设：

第三步填写三项信息。

第四步又填写相同的三项信息。

我们可以确认：

根据现有流程描述，存在两次填写相同字段的动作。

但目前不能直接确认：

第四步完全没有必要。

为什么？

因为我们不知道：

• 两份材料是否必须分别留存；
• 两份材料是否有不同的使用目的；
• 是否要求分别由不同人员核对；
• 是否有不能改变的正式模板要求。

因此，AI应该把结论分开。

已知事实：

三项信息在两份材料中分别填写。【P03、P04】

观察到的改进线索：

第二次填写可能存在减少重复录入的机会。

待确认事项：

两份材料是否需要独立填写？哪些审核与留存要求必须保留？

不能直接作出的决定：

取消第二份材料或取消人工检查。

这就是流程优化与随意简化工作的区别。

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4. 一次只选择一个最小改进点

员工刚开始学习流程优化，不必一次改变所有步骤。

本期只选择：

重复填写相同信息。

AI可以提出一个候选办法：

在第一份材料中的三项信息经过人工核实后，尝试让AI根据这三项信息生成第二份材料的草稿，再由员工对照原始资料检查。

这与让AI自动发送材料不同。

它没有要求：

• 删除第二份材料；
• 取消审核；
• 修改系统；
• 改变岗位职责；
• 自动发送交接信息。

但它仍然只是一个建议。

是否允许这种方式，取决于实际的材料要求和岗位授权。

如果原有规定要求两份材料独立填写，或者禁止使用AI处理相关资料，就不能擅自采用。

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5. 一个好的改进建议，要讲清四件事

| 内容 | 要回答的问题 | |---|---| | 改什么 | 只改变流程中的哪一个小动作？ | | 为什么 | 有什么已知事实说明值得改进？ | | 风险与前提 | 哪些要求不能改变？采用前还需确认什么？ | | 怎样验证 | 如何知道试行是否有帮助、是否带来新问题？ |

例如：

改什么：

尝试让AI根据经过人工核实的三个字段，起草第二份交接说明，减少重复手工填写。

为什么：

现有流程描述明确包含两次录入相同字段的动作。【P03、P04】

前提与风险：

要确认两份材料的保留要求；AI可能复制错误的时间范围或资料版本；员工核验不能取消。

怎样验证：

先在虚构资料上检查AI能否正确生成草稿。如果未来获得批准，再记录实际工作中是否减少重复填写、有没有产生新错误，以及人工核验是否仍然有效。

注意：

目前没有真实耗时和错误率数据，不能宣称这种方法已经节约多少时间。

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6. 为什么流程建议必须保留人工检查？

假设AI根据第一份材料生成第二份草稿。

第一份材料中的版本是：

内部演示稿V0.1。

AI却写成：

正式版V1.0。

如果没有人工检查，错误可能进入下一步。

所以本期候选改进必须保留：

AI生成草稿
↓
员工对照原始信息核实
↓
按原有授权要求进入后续人工审核

AI参与起草，不等于材料已经确认。

更不等于可以跳过现有审批或交接要求。

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7. 试行前后，应该观察什么？

不能仅凭：

我觉得用AI更快。

就宣布流程优化成功。

可以准备几个简单的观察问题：

• 是否减少了一次人工重复录入？
• 两份材料中的主题、时间范围和版本是否保持一致？
• 是否出现了AI新增的错误？
• 人工核对和审核是否仍然完整？
• 员工实际使用起来是否更方便？

如果要评价节约的时间，必须先明确统计方法，并取得真实测试记录。

当前没有测量结果，所以不能填写：

效率提升30%。

我们今天只学习：

怎样设计一个可以验证的改进办法。

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8. 流程优化不等于自动化上线

这一点需要特别区分。

AI可以帮助整理流程。

AI可以提出改进选项。

员工可以在获准范围内验证建议。

但这些都不等于：

• 正式流程已经改变；
• 公司制度已经修订；
• 审批权限已经调整；
• 系统已经实现自动化；
• 新流程已经投入使用。

本期不学习编程，也不建设自动化系统。

流程优化先从一个小问题和一个可验证的建议开始，而不是一开始就改造整套系统。

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三、一个今朝工作案例

假设教学场景：内部例行讨论材料的重复填写

特别说明：以下工作、文件名称、信息、步骤和管理要求全部是虚构教学资料，不代表今朝真实工作流程、系统配置、岗位职责、耗时记录或已批准制度。

1. 工作场景

假设一名员工正在准备一次内部例行讨论材料。

需要准备两份不同用途的内部材料：

• 《讨论信息页》；
• 《交接说明》。

两份材料均需要记录：

• 讨论主题；
• 资料时间范围；
• 当前资料版本。

员工希望了解，是否有办法减少重复填写。

本次目标不是取消材料或改变流程，而是找出一个小范围的候选改进办法。

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2. 六条假设教学记录

P01｜工作任务

每次准备内部例行讨论材料，需要形成《讨论信息页》和《交接说明》两份材料。

两份材料均需要包含讨论主题、资料时间范围和资料版本。

这些材料名称只用于本次教学，不是今朝正式表单名称。

P02｜本次虚构来源信息

讨论主题：内部资料例会。

资料时间范围：9月1日至9月7日。

当前资料版本：内部演示稿V0.1。

这些都是模拟字段，不对应真实会议或文件。

P03｜现有工作步骤1—3

步骤1：收到本次内部材料准备要求及来源信息。

步骤2：员工查看来源信息，核对主题、时间范围和版本。

步骤3：员工将三项信息手工填写到《讨论信息页》。

P04｜现有工作步骤4—5

步骤4：员工再次将同样三项信息手工填写到《交接说明》。

步骤5：员工对照原始来源检查两份材料，然后按现有安排提交人工审核。

本次没有说明审核人员及具体提交方式。

P05｜当前已知观察

根据P03、P04，三个相同字段被分别手工填写到两份材料中。

本次没有提供实际耗时、错误次数、返工次数，也没有证据证明第二次填写曾经造成具体错误。

P06｜限制及未知条件

当前不知道两份材料是否有独立填写、留存或审核要求。

本次不得取消任何材料、人工核对或审核。

不得修改正式模板、操作业务系统、自动发送材料或更改岗位权限。

本次只允许形成教学分析和改进建议。

这六条资料构成本次全部教学输入。

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3. 原来的流程是什么？

根据P01—P04，可以整理为：

| 步骤 | 已知工作动作 | 输入 | 输出与交接 | |---|---|---|---| | 1 | 收到准备要求 | 本次任务及来源信息 | 开始准备材料 | | 2 | 查看并核对三项来源信息 | P02中的主题、时间范围和版本 | 供后续填写使用的核对信息 | | 3 | 手工填写讨论信息页 | 三项来源信息 | 《讨论信息页》草稿 | | 4 | 再次手工填写交接说明 | 同样的三项信息 | 《交接说明》草稿 | | 5 | 对照来源检查两份材料并提交审核 | 两份草稿及来源信息 | 待人工审核的材料 |

这里可以发现：

步骤3和步骤4均包含对相同三项信息的手工填写。

这是有依据的观察。

但P05并没有证明：

• 实际浪费了多少分钟；
• 一定导致了错误；
• 一定造成了返工。

也不能根据P04自行补造某个岗位的等待时间。

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4. AI找到的一个改进机会

AI可以提出：

是否可以在《讨论信息页》中的三项信息完成核对后，让AI辅助起草《交接说明》，由员工再次核对，而不是完全手工重复录入？

这是一个很小的改变。

改变的只是：

第二份交接材料的起草方式。

不改变：

• 两份材料都要保留；
• 两份材料仍然需要核实；
• 人工审核仍然保留；
• 既有岗位及权限不变。

但这个办法还需要确认是否符合实际要求。

因此，AI必须标记：

候选改进建议，未经批准，也未实施。

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5. 该怎样提出一份合格的流程改进建议？

| 项目 | 本次候选建议 | |---|---| | 发现的改进点 | 三项相同信息需要手工填写两次【P03、P04】 | | 可能的改进方式 | 人工核实第一份材料后，尝试让AI生成第二份材料草稿 | | 可能的价值 | 有机会减少重复录入，需通过实际测试验证 | | 适用前提 | 确认两份材料允许采用这种起草方式 | | 可能风险 | AI复制错误、遗漏字段、使用错误版本 | | 保留的检查 | 员工对照来源逐项核对，按原流程人工审核 | | 验证方式 | 先使用虚构字段测试；获准后才考虑实际试行与记录 | | 当前状态 | 建议，待人工确认，尚未实施 |

这张表不是流程变更通知。

它只是帮助员工向有权限的人说明：

我观察到了什么，有一个什么建议，采用前还要注意什么。

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6. 怎样验证这项建议是否值得采用？

首先可以在教学练习中做一个低风险检查。

把P02中的三项虚构信息作为输入，让AI生成交接说明草稿。

再核对：

• 讨论主题是否仍是“内部资料例会”；
• 时间范围是否仍是“9月1日至9月7日”；
• 版本是否仍是“内部演示稿V0.1”。

如果这三项不能准确保留，说明草稿不符合当前教学要求。

即使三项全部准确，也只能说明：

这一次虚构示例的字段核对通过。

不能证明真实工作一定节约时间或不会出现错误。

未来如果经过授权开展小范围试行，还需要实际记录：

• 是否减少重复手工填写；
• 是否产生新的错误或返工；
• 核验与审核是否完整保留；
• 是否值得继续采用。

本期不进行真实流程试行。

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7. 本次案例的真正价值

原来的方式：

查阅来源
↓
填写第一份材料
↓
再次手工填写相同信息
↓
人工核对与审核

AI提出的候选方式：

查阅来源
↓
人工核实第一份材料
↓
AI辅助起草第二份材料
↓
人工核对两份材料
↓
保留原有审核

区别并不大。

但正因为改变很小，员工更容易理解需要验证什么，也更容易发现风险。

这正是今天希望建立的流程优化意识：

不是一次改变所有步骤，而是找到一个有依据的小问题，提出一个不越权、可检查的改进办法。

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四、今日实践任务

5—10分钟：让AI提出一条可验证的流程改进建议

今天直接使用本课六条虚构教学记录。

不需要上传真实企业文件，也不需要运行系统或改变正式流程。

本次只生成《单点流程改进建议卡》，不执行改进、不修改材料、不创建任务、不发送消息。

第一步：复制以下整段给ChatGPT

【今朝AI每日一课｜第058期教学练习】

任务：根据一项虚构的内部材料准备流程，整理现有步骤，找到一个有依据的重复环节，提出一条最小、低风险、可验证的流程改进建议。

本次全部为虚构教学资料，不对应今朝任何真实业务流程、岗位、制度、文件或工作效果。

一、工作目标

本次只完成《单点流程改进建议卡》。

不直接修改现有流程，不建设自动化。

二、模拟资料

P01｜工作任务

每次准备内部例行讨论材料，需要形成《讨论信息页》和《交接说明》两份材料。

两份材料均需填写：
讨论主题、资料时间范围、资料版本。

这两个材料名称只用于教学。

P02｜本次模拟来源信息

讨论主题：内部资料例会。
资料时间范围：9月1日至9月7日。
当前资料版本：内部演示稿V0.1。

P03｜现有工作步骤1—3

步骤1：收到本次准备要求及来源信息。
步骤2：员工查看并核对主题、时间范围和版本。
步骤3：员工手工将三项信息填写到《讨论信息页》。

P04｜现有工作步骤4—5

步骤4：员工再次手工将相同的三项信息填写到《交接说明》。
步骤5：员工对照原始来源检查两份材料，再按现有安排提交人工审核。

没有提供具体审核人员、提交方式及等待时间。

P05｜已知观察

三个相同字段分别手工填写了两次。

没有提供真实耗时、错误次数或返工次数，也没有证明重复填写一定造成错误。

P06｜限制和未知条件

不知道两份材料是否有独立填写、留存或审核要求。

不得取消材料、核对或人工审核。

不得改变正式模板、岗位职责、审批权限，也不得自动发送消息或操作业务系统。

本次只生成教学分析及建议。

三、执行要求

请严格使用P01—P06，不补充外部资料。

第一部分：整理现有流程

按5个步骤输出：

- 步骤；
- 输入；
- 主要工作动作；
- 输出或交接；
- 有依据的重复、等待或返工线索；
- 需要人工确认的事项。

第二部分：识别一个改进点

只选择一个有明确来源依据的重复环节。

注明P编号。

不要编造耗时、错误或返工记录。

第三部分：提出一个最小改进选项

只提出一个低风险的候选办法。

优先考虑：
人工核实第一份材料后，让AI辅助生成第二份交接说明草稿，并保留员工核对与原有审核。

但必须标注：
“候选建议，待人工确认，未批准、未实施”。

第四部分：分析建议

分别写清：
- 哪个动作可能减少；
- 有什么适用前提；
- 有哪些可能风险；
- 哪些原有检查与权限必须保留；
- 为什么当前不能宣布已实现效率提升。

第五部分：验证方式

只设计验证方法，不执行真实试行。

可以使用P02三个模拟字段检查生成草稿是否准确。

若未来经过批准试行，建议再记录是否减少重复录入、有无新增错误及人工检查是否保留。

四、严格边界

1. 区分已知流程事实与原因猜测。
2. 不能把重复填写直接认定为没有价值。
3. 不能假定两份材料可以合并或删除。
4. 不编造时间节约、成本下降或错误率改善数据。
5. 不新增正式岗位分工或审核要求。
6. 不取消人工核对和审批。
7. 不自行修改任何真实流程或文件。
8. 不开发脚本、API、RPA或自动化程序。
9. 不自动读取系统、发送资料或创建任务。
10. 不把候选建议写成已经批准或实施的改进。
11. 不提出完整的企业流程改造方案。
12. 所有关键结论注明P编号。

五、最后自检

检查：
- 是否准确整理5个现有步骤；
- 是否找到有P03、P04依据的重复填写；
- 是否只提出一个候选改进点；
- 是否保留必要的核对与审核；
- 是否说明未知前提和潜在风险；
- 是否提出可以验证的方法；
- 是否没有声称实际节约时间或已经实施。

本次只生成教学《单点流程改进建议卡》。

最终由员工核对真实情况，由相关岗位及有权限人员判断是否允许试行。

第二步：检查现有步骤有没有被改写

回到P03、P04。

现有流程一共五步。

检查AI有没有准确保留：

第三步填写讨论信息页，第四步再次填写交接说明，第五步人工核对并提交审核。

如果AI直接删掉第五步，就不正确。

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第三步：检查改进点是否有依据

P05明确记录：

同样三个字段手工填写了两次。

所以可以提出：

尝试减少第二次手工填写。

但不能写：

该步骤每次浪费15分钟。

因为没有提供实际耗时。

也不能写：

重复填写经常出错。

因为没有提供错误记录。

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第四步：检查建议有没有越权

AI可以建议：

使用AI辅助起草第二份材料，再由员工核对。

但不能决定：

以后取消第二份材料。

也不能直接决定：

以后不需要审核。

更不能自动修改文件或发送消息。

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第五步：检查验证方法是否具体

一个合格的建议，应该能回答：

• 怎样检查三个字段是否准确？
• 会不会出现版本写错的问题？
• 人工核对是否仍然存在？
• 如果未来获准试行，应该怎样观察是否真的减少工作？

本次只设计验证方法，不执行真实试行。

今天怎么验收？

| 检查事项 | 正确结果 | |---|---| | 现有流程 | 准确整理五个步骤 | | 重复环节 | P03、P04存在相同字段重复填写 | | 改进范围 | 只提出一个小的改进点 | | 事实依据 | 不编造耗时、错误或实际效果 | | 风险控制 | 保留两份材料和人工审核 | | 验证方法 | 可以检查字段准确性，后续效果待实测 | | 建议状态 | 未批准、未实施，待人工确认 |

这七项检查通过，就完成了今天的练习。

今天真正学到的不是让AI自动运行流程，而是：

让AI帮助我们发现一个有依据的改进机会，并把改什么、有什么风险、怎样验证讲清楚。

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五、今朝智能体连接

今天训练的是一项未来可能重复使用的能力：

理解工作步骤，并提出有依据、可验证的单点改进建议。

未来，如果今朝某个岗位已经有经过确认的工作流程、岗位规则和适当的资料使用权限，岗位智能体可能协助员工：

• 阅读已获授权的流程说明；
• 整理现有步骤和输入输出；
• 提醒可能存在的重复或交接问题；
• 将有依据的观察与原因猜测区分；
• 起草小范围的改进备选方案；
• 帮助准备试行时需要观察的问题。

但是，这不代表今朝已经建立了这样的智能体，也不意味着智能体已经获得流程管理权限。

智能体不能替人做什么？

不能自行：

• 确认实际流程一定如文件描述；
• 改变岗位职责；
• 删除必要的审核步骤；
• 修改审批权限；
• 改变客户或服务承诺；
• 确定改进方案已获批准；
• 擅自上线自动化；
• 声称效率提升已得到验证。

未来可以怎样逐步沉淀？

已确认的真实流程资料
↓
AI整理步骤和观察点
↓
员工核实实际执行情况
↓
提出单点改进建议
↓
有权限人员评估风险并决定是否试行
↓
试行后记录实际效果
↓
保留经过验证的方法
↓
形成未来岗位智能体的候选能力

本期只训练流程改进思考方法，不建设智能体，也不修改企业流程。

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六、今日思考

日常工作中，我们可能经常听到：

这个步骤一直都是这么做的。

每次都要重新填写一遍。

反正最后还要人工核对。

这些做法不一定都需要改变。

但我们可以进一步问：

这个步骤具体在做什么？

它为什么需要存在？

有没有明确记录可以说明哪里重复？

如果只改变一个小动作，是否可能减少工作？

这样改变会不会带来新的错误？

哪些人工检查必须保留？

怎样验证改进是否真正有效？

流程优化不应该只追求：

步骤更少。

而应该追求：

在保证必要质量和控制要求的前提下，让工作更清楚、更顺畅。

今天最后记住一句

AI帮助流程优化，先看清现有步骤，再提出一个有依据、风险可控、可以验证的小改进；建议不等于批准，试行不等于成功，正式流程变更必须由人决定。